Le métier d’adjointe est large, et c’est pourquoi il en existe plusieurs types, notamment : adjointe exécutive, adjointe médicale et adjointe administrative. D’ailleurs, le métier peut varier en fonction du secteur ou de l’entreprise dans laquelle vous évoluez.

L’adjointe administrative

Le rôle de l’adjointe administrative est d’épauler les gestionnaires et les professionnels dans leurs tâches. À noter que les missions pourraient varier en fonction du secteur, public ou privé. Toutefois, les compétences requises restent sensiblement les mêmes. Cette catégorie d’adjointe administrative exerce en partie ou totalement les tâches suivantes :

• Rédiger les documents, faciliter les communications ;
• Assister les associés dans la gestion de leurs agendas ;
• Coordonner la logistique des réunions et des événements spéciaux ;
• Effectuer diverses tâches en collaboration avec l’équipe.

L’adjointe exécutive

L’adjointe exécutive, aussi appelée adjointe de direction, a pour mission de coordonner les procédures administratives ainsi que les activités des dirigeants, comités et conseil d’administration. Globalement, l’adjointe exécutive assure les fonctions suivantes :

• Gérer quotidiennement l’agenda, les voyages d’affaires, les comptes de dépenses du ou des gestionnaires ;
• Coordonner, produire et présenter des documents ;
• Préparer l’ordre du jour des réunions des comités, des conseils d’administration et d’autres réunions, ainsi que prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions ;
• Être le point de contact entre la direction, le comité, le conseil d’administration et les employés.

Les catégories d’adjointes spécialisées

1. L’adjointe juridique

L’adjointe juridique est très minutieuse, méthodique et a un rôle très administratif. Il est possible d’exercer dans les cabinets d’avocat, les services juridiques de grandes entreprises, les sociétés immobilières, ainsi que dans les bureaux de cadastre, les gouvernements et les administrations municipales. Ce type d’adjointe peut aussi travailler au tribunal. Elle effectue en partie ou totalement les tâches suivantes :

• Rédiger, traduire et mettre en page les documents ;
• Effectuer les tâches administratives reliées au poste ;
• Coordonner la communication entre les différentes parties prenantes ;
• Effectuer la facturation.

2. L’adjointe médicale

L’adjointe médicale peut travailler dans les cabinets de médecins, les centres hospitaliers, les cliniques médicales et dans d’autres milieux médicaux. Globalement, ses tâches sont :

• Coordonner la prise de rendez-vous ;
• Transmettre les messages au personnel médical, mais également aux patients ;
• Interroger les patients dans le but de remplir les formulaires et les documents ;
• Préparer les relevés financiers et la facturation.

Par ailleurs, il est important de mentionner qu’un grand souci de confidentialité est requis pour ce poste.

Le métier d’adjointe personnelle

Le métier d’adjointe personnelle demande une grande discrétion ainsi qu’une grande autonomie. La mission principale de ce type d’adjointe est d’assister le dirigeant, le président d’administration dans son quotidien. Elle doit être disponible à tout moment de la journée et de la nuit. Les tâches peuvent être, entre autres :

• Coordonner les déplacements personnels et professionnels du gestionnaire ;
• Gérer la vie personnelle du gestionnaire (enfants, vacances, réservations au restaurant, etc.);
• Voyager avec le gestionnaire à l’international.

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La catégorie d’adjointe : coordonnatrice de bureau

La coordinatrice de bureau est en charge d’organiser le suivi des activités de bureau au sein de la structure qui l’emploie. Ses tâches sont très diversifiées, il faut donc être une véritable touche-à-tout. La coordonnatrice peut évoluer au sein de petites et moyennes entreprises, mais également au sein de grandes organisations. De façon générale, ses missions sont :

• Assister les gestionnaires dans la planification et la gestion des besoins afin d’assurer l’atteinte des objectifs de l’entreprise ;
• Agir comme point de contact pour tous les groupes internes et externes ;
• Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et les rappels de toutes les demandes effectuées auprès de l’équipe ;
• Veiller au bon fonctionnement du bureau : accueil des clients, suivi de plusieurs dossiers comme l’achat de matériel et de logiciels, de fournitures de bureau, etc.

En somme, il faut être polyvalente, aimer travailler avec le public, mais aussi avoir un bon sens de l’organisation.

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