L’indispensable est fière de vous présenter son adjointe du mois de juin : Émilie Gauthier. Émilie est Adjointe exécutive chez Intact corporation financière. Elle partage avec nous sa vision de la profession ainsi que son expérience.

1. Selon vous, quelle est la principale qualité que doit posséder une Adjointe pour progresser dans sa carrière?
   Je pense que d’être organisée et de savoir prioriser est un atout très important. Ça permet ensuite d’être réactif sur ce qui peut être fait dans l’immédiat et aussi d’aller chercher l’information manquante pour être proactif sur les éléments qui sont un peu plus loin dans la liste de priorités.

2. Quel est l’aspect de votre profession que vous aimez le plus?
   J’ai toujours aimé aider les gens, et ce, depuis un très jeune âge. Ce rôle était tout indiqué pour moi malgré mon parcours qui ne s’en allait pas dans cette direction! Je sais que mes interventions font une différence dans le quotidien de mes équipes et de mes gestionnaires. Je suis également impliquée dans plusieurs projets avec différentes équipes et départements, ce qui me permet d’avoir plus de connaissances pour aider les gens.

3. Quel conseil donneriez-vous à une personne souhaitant débuter une carrière dans le domaine administratif?
   D’oser poser des questions!
   La demande de meeting n’est pas claire? Les directives pour le PowerPoint sont floues? Il faut oser communiquer avec son gestionnaire pour être certaine que les attentes seront répondues. On pense trop souvent que ça les dérangera, mais au contraire, je pense que d’avoir de bonnes bases fait perdre moins de temps à tout le monde plutôt que devoir recommencer lorsque l’on pense avoir fini et que l’échéancier est serré. Il faut user de son jugement, mais la communication est essentielle pour pouvoir offrir un bon soutien.

4. Selon vous, quel est l’aspect le plus méconnu de la profession d’Adjointe?
   Je crois que le poste en général est très méconnu! Les adjointes ont des tâches qui sont loin d’être routinières et elles sont aussi celles qui doivent tout savoir! Ce n’est pas que de la gestion de courriels et de répondre au téléphone. Je dis toujours qu’une bonne adjointe, c’est celle qu’on sait qui existe, mais qui sait comment faire pour que personne ne réalise le travail réalisé en arrière-plan.Une adjointe est une planificatrice d’événement : Elle doit coordonner avec plusieurs agendas et parfois, différents fuseaux horaires. Si une rencontre a lieu dans une salle, la configuration est faite avant l’entrée en salle, les lunchs sont livrés à l’heure, la technologie a été testée et fonctionne!

   Elle est aussi une voyante car elle peut prévenir à l’avance une situation difficile et finalement, elle a une baguette magique lorsqu’elle est vraiment nécessaire.

5. Quel est le logiciel informatique/application mobile dont vous ne pourriez plus vous passer au travail?
   Ça ne sera pas original comme réponse, mais Office et sa déclinaison d’outils (Outlook, Excel, Sharepoint, Power automate) est essentielle pour notre travail. Sinon le site DeepL pour la traduction! Je travaille dans un milieu très anglophone et je me considère assez bilingue, mais il peut arriver lors de la traduction d’un texte qu’un mot barre la route ou qu’une phrase semble ne pas bien se traduire. C’est probablement le meilleur outil de traduction gratuit en ligne.

6. Quelle est la meilleure ressource d’une Adjointe selon vous? (Une personne, un logiciel, un service particulier, etc.)
   Un réseau solide! De bonnes relations de travail sont primordiales pour une adjointe, que ce soit à l’intérieur de ses équipes, avec d’autres adjointes ou avec d’autres ressources dans l’entreprise. Même si notre travail est d’avoir une réponse à tout, il arrive que l’on ait besoin d’une paire de bras ou d’une 2^e tête pour trouver la solution. S’il existe un comité d’adjointe dans votre entreprise, rejoignez-le! Invitez différents services et départements à présenter ce qu’ils peuvent offrir comme service pour travailler en collaboration. Ou bien, créez-vous un canal privé sur Teams incluant toutes les adjointes de l’entreprise. Cela permettra de demander à une seule place lorsque vous rechercherez une information.

7. Quelle est votre plus grande réalisation à titre d’Adjointe?
   C’est plus une réalisation personnelle reliée au poste, mais je dirais que c’est de passer de Coordonnatrice aux événements dans le milieu des OSBL à Adjointe exécutive dans un milieu corporatif financier et d’être maintenant adjointe du CFO après seulement un peu moins de 2 ans après mon entrée en poste! Mon premier gestionnaire a su me faire confiance dès le jour 1 et je ne lui serai jamais assez reconnaissante de m’avoir donné cette chance. (Thank you Ken!)

8. Qu’est-ce qu’on peut vous souhaiter pour le reste de votre carrière?
   De continuer à m’épanouir au sein de mes superbes équipes! Je crois avoir trouvé ma vocation et j’espère l’aimer jusqu’à ma retraite!