Les outils d’automatisation ont révolutionné la façon dont les Adjointes de direction travaillent en simplifiant leurs tâches quotidiennes et en leur permettant de se concentrer sur les tâches les plus importantes. Voici 5 outils d’automatisation indispensables pour les Adjointes exécutives !

Zapier est un puissant outil qui permet de créer des flux de travail automatisés personnalisés, appelés « Zaps », qui connectent différentes applications et logiciels. Les Zaps peuvent être utilisés pour automatiser des tâches répétitives telles que la saisie de données, la gestion de fichiers et la communication. Quelques exemples:

• La génération de leads : En créant une Zap entre un formulaire de génération de leads et un système CRM, de nouveaux leads peuvent être automatiquement ajoutés au système CRM, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle de données.
• La planification de réunions : En créant une Zap entre Calendly et un système de calendrier, les Adjointes peuvent automatiser le processus de planification de réunions, éliminant ainsi le besoin d’échanges de courriels.
• La publication sur les réseaux sociaux : En créant une Zap entre Hootsuite et un compte de médias sociaux, il est possible d’automatiser le processus de publication de contenu sur les réseaux sociaux, garantissant une publication régulière et opportune.

Calendly est un outil d’automatisation de planification qui simplifie le processus d’organisation de réunions pour les Adjointes. Avec Calendly, il est possible de partager ses disponibilités avec plusieurs participants et simplifier le processus de planification. Les fonctionnalité offertes:

• Planifier des réunions internes : En créant un lien avec des plages horaires disponibles, les Adjointes peuvent partager le lien avec les membres de leur équipe et leur permettre de planifier facilement des réunions sans avoir à envoyer plusieurs courriels.
• Planifier des réunions externes : Partager le lien Calendly avec des parties externes, peut simplifier le processus de planification de réunions avec des clients ou des partenaires, en veillant à ce que les calendriers de chacun soient pris en compte.
• Planifier des réunions de suivi : En configurant des événements récurrents sur Calendly, les Adjointes peuvent planifier des réunions de suivi régulières, réduisant ainsi le besoin de planification manuelle.

Boomerang est un outil de gestion des courriels qui permet aux Adjointes de gérer une boîte mail de manière plus efficace. Avec Boomerang, les Adjointes peuvent planifier des rappels de suivi par e-mail, définir des rappels et suivre les réponses. Vous pouvez :

• Planifier des courriels de suivi : En planifiant des courriels de suivi avec Boomerang, cela peut garantir que les courriels importants ne sont pas oubliés et que les délais sont respectés.
• Planifier des rappels de courriel : En planifiant des rappels avec Boomerang, les Adjointes peuvent rester à jour avec les courriels importants et éviter de manquer des informations cruciales.
• Suivre les réponses : En utilisant la fonction de suivi des réponses de Boomerang, on peut suivre quels courriels nécessitent un suivi et lesquels ont déjà été traités.

Hootsuite est un outil d’automatisation des médias sociaux qui permet aux de gérer plusieurs comptes à partir d’un seul tableau de bord. Avec Hootsuite, il est possible de planifier des publications à l’avance, suivre l’engagement des réseaux sociaux et surveiller les mentions. Quelques utilisations:

• Planifier des publications sur les réseaux sociaux : Planifier à l’avance des publications sur les réseaux sociaux avec Hootsuite aide à garantir que le contenu soit publié régulièrement et de manière cohérente.
• Surveiller les mentions sur les réseaux sociaux : En utilisant la fonction de surveillance de Hootsuite, on peut suivre les mentions sur les réseaux sociaux et répondre aux commentaires et aux questions en temps opportun.
• Suivre l’engagement sur les réseaux sociaux : Les fonctionnalités d’analyse de Hootsuite  permettent de suivre l’engagement sur les réseaux sociaux et identifier les réseaux sociaux les plus efficaces pour l’organisation.

Expensify est un outil de gestion de dépenses qui simplifie le processus de création de comptes de dépenses pour les compagnies. Avec Expensify, les Adjointes peuvent prendre des photos de reçus, extraire automatiquement les données pertinentes et catégoriser les dépenses. Vous pouvez:

• Simplifier la gestion des frais : Les Adjointes peuvent éliminer le besoin de saisie de données manuelle et réduire le risque d’erreur.
• Classer les dépenses Classer les dépenses avec Expensify permet suivre les dépenses et identifier des catégories pour des mieux gérer les dépenses.
• Optimiser le processus d’approbation : En configurant Expensify pour envoyer automatiquement les rapports de frais aux approbateurs, les Adjointes peuvent accélérer le processus d’approbation et réduire les retards.

Les outils d’automatisation sont devenus essentiels pour les Adjointes de direction afin d’optimiser leurs tâches quotidiennes et améliorer leur productivité. En utilisant ces outils, les Adjointes exécutives peuvent gagner du temps pour se concentrer sur des tâches plus importantes, ce qui les rend encore plus précieuses pour leur organisation. En incorporant ces 5 outils d’automatisation dans leur flux de travail, les Adjointes peuvent travailler de manière plus intelligente, pas plus intense!