Truc de pro | La gestion d’agenda


Découvrez les « trucs de pro » de Vicky Simms, Adjointe au Président et Chef de la direction chez WSP. Elle discute avec nous de la gestion d’agenda, thème du mois de mai dans le cheminement du programme de mentorat de L’indispensable! 

  • Bien communiquer avec votre gestionnaire afin de déterminer les plages horaires et hebdomadaires optimales pour chaque type de tâches ou de rencontres en fonction de la personne. Chaque gestionnaire est différent.
  • Le secret de Polichinelle de la profession est l’importance de réserver des plages horaires pour les imprévus et les urgences. Le doigté de l’adjoint(e) réside dans sa capacité à les coordonner aux bons moments et en proportions idéales.
  • Les codes de couleurs sont un moyen pratique et efficace pour une identification visuelle rapide des items à l’agenda. Attention toutefois à « l’effet pizza », trop de couleurs dilueront rapidement les repères visuels.  S’en tenir à quelques catégories de couleurs clairement définies et identifiées.
  • Un symbole discret ajouté aux éléments du calendrier permettra d’identifier les rencontres qui ont déjà été déplacées afin d’éviter les reports multiples.
  • Les rappels au calendrier de votre gestionnaire ou du vôtre sont un excellent outil.  Ne pas hésiter à y copier un maximum d’information pertinente, revues de presse, biographies professionnelles, codes de référence, numéros de téléphone ou numéros de dossiers pertinents.

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