Depuis les dernières années, de plus en plus d’Assistantes s’ajoutent aux équipes de gestion de haute direction. Les PDG progressistes reconnaissent le rôle vital que joue l’Assistante exécutive dans la livraison de leur KPIs et des objectifs de la compagnie au large. Permettre aux Adjointes de direction de faire partie de l’équipe de direction apporte des avantages considérables aux PDG.
Si vous êtes un chef d’entreprise et que vous vous demandez si votre Adjointe exécutive doit faire partie de l’équipe de direction, considérez les avantages ci-dessous:
Meilleure prise de décision
L’Adjointe peut décharger le PDG, ce qui lui laisse plus de temps pour se concentrer sur les questions essentielles, sans nuire à sa productivité. Lorsque les PDG ont plus de temps pour traiter et délibérer, ils ont plus de temps pour prendre de meilleures décisions. L’Adjointe assume davantage de responsabilités, ce qui donne au PDG de grandes plages de temps libres de tout engagement, où la pensée créative et les solutions surgissent souvent, ce qui conduit à une prise de décision meilleure et plus sûre.
Les yeux et les oreilles de l’équipe dirigeante
L’Adjointe de direction est un point de contact unique dans l’organisation. Comme tous les départements et divisions sont en contact avec le PDG, ils rencontrent tous l’Adjointe dans ce processus. Elle se positionnera stratégiquement comme une porte ouverte au nom du PDG, ce qui lui permettra d’être la témoin oculaire des machinations et des humeurs subtiles au sein de l’organisation. L’Adjointe est souvent la première à repérer les problèmes potentiels, les conflits ou les problèmes culturels. C’est pourquoi une Adjointe avisée peut rapidement alerter l’équipe dirigeante, en veillant à ce que les questions mineures soient traitées avant qu’elles ne se transforment en conflit plus profond. À condition qu’on lui donne la parole et qu’on lui donne les moyens de le faire, l’Adjointe peut jouer un rôle essentiel dans l’établissement de liens entre les équipes et assurer un flux important d’informations en provenance et à destination du bureau du PDG.
Un défenseur du PDG (et des équipes)
L’Adjointe peut jouer le rôle de défenseur de deux façons : en se faisant la championne des questions qui nécessitent une attention particulière auprès du PDG et, inversement, en veillant à ce que les équipes comprennent la perspective et le point de vue de la direction. Ce rôle de défenseur profite à toutes les parties. En tant que membre de l’équipe de direction, l’Adjointe peut partager des points de vue que d’autres dirigeants pourraient ne pas voir, uniquement en raison de l’ancienneté de son poste. De plus, l’Adjointe a la capacité de filtrer les messages de l’équipe de direction dans toute l’organisation, ce qui garantit une bonne compréhension des objectifs de l’entreprise et une cohésion organisationnelle plus large.
La capacité d’agir au nom du PDG
Lorsqu’une Adjointe de direction rejoint l’équipe dirigeante, elle connaît mieux les rouages de la gestion et est donc plus à même de prendre des décisions au nom du PDG. Lorsque les Adjointes assument cette responsabilité, le PDG peut se concentrer uniquement sur les priorités essentielles. L’Adjointe intervient en son nom et permet de poursuivre les projets et de prendre des décisions sans provoquer de goulot d’étranglement ni de charge de travail excessive pour le PDG. Cela garantit la continuité des activités sans compromettre le respect de la politique, des objectifs et de la direction de l’entreprise.
La capacité de diriger des projets
De plus, une Adjointe de direction qui fait partie de l’équipe de direction et qui a gagné un niveau de confiance approprié est capable de diriger des projets particuliers au nom du PDG. Cela permet une fois de plus au PDG de se concentrer sur des responsabilités plus importantes et favorise une culture de l’esprit de décision, de l’action et de la définition des priorités.
Une meilleure compréhension permet un meilleur soutien
L’objectif principal de l’Adjointe de direction étant de rendre le temps, les processus et les décisions plus efficaces pour le PDG, il est logique que l’Adjointe de direction ait un siège à la table. Sans cela, elle n’est pas en mesure de comprendre la dynamique des décisions commerciales importantes, ce qui entrave sa capacité à défendre les intérêts du PDG. En faisant partie de l’équipe de direction, elle a une bonne visibilité de la stratégie de l’entreprise au niveau supérieur, ce qui lui permet d’utiliser cette connaissance pour soutenir les priorités, le temps et le processus de décision du PDG.
La clé du succès : responsabiliser les Adjointes exécutives
Il ne s’agit pas simplement de laisser les Adjointes assister aux réunions pour écouter – cela se fait depuis des décennies. Au contraire, l’équipe dirigeante doit reconnaître le rôle unique de l’Adjointe / partenaire et lui donner les moyens d’occuper une position de leader. Si elle n’est pas défendue et soutenue au niveau supérieur, son efficacité sera étouffée. L’Adjointe ne peut représenter efficacement le PDG que si chacun a une solide compréhension des compétences, des engagements et des priorités de l’autre. Laisser l’Adjointe s’exprimer et contribuer peut être un défi, en particulier pour les dirigeants ayant un point de vue plus traditionnel, qui considèrent toujours que l’Assistante est chargée de rédiger les procès-verbaux et d’aller chercher le café. Il est donc important qu’elle se sente soutenue et encouragée par des actions simples comme l’inviter à s’exprimer, lui donner des points à présenter à l’ordre du jour et veiller à ce que tous les dirigeants traitent l’Adjointe exécutive de manière respectueuse.
Article du site australien Altitude – Recruitment Specialist. Voir l’article original ici.