Nos journées de travail sont toujours très remplies. Bien souvent, on a l’impression qu’il faudrait étirer le temps pour être en mesure de tout faire. En attendant d’avoir le pouvoir d’arrêter le temps, nous vous proposons 5 conseils pour mieux prioriser vos tâches au travail.

Établir des échéanciers

Prioriser ses tâches signifie faire les choses dans le bon ordre. Demandez-vous donc toujours quelle tâche représente le plus gros enjeu dans le moment présent. En fonction de la réponse, il vous sera facile de hiérarchiser vos tâches au travail. À ce propos, être multitâche signifie savoir s’organiser et traiter plusieurs choses au cours d’une journée. Bien souvent, on pense que c’est faire plusieurs choses à la fois, mais au contraire : faire plusieurs choses à la fois peut parfois engendrer une perte d’efficacité. Dans la mesure du possible, prenez le temps de finaliser une tâche avant d’en commencer une autre.

Utiliser un calendrier en ligne (rappel)

Voici votre meilleur ami : le calendrier en ligne. Celui-ci facilitera votre organisation au travail. Ainsi, vous pourrez avoir une vue d’ensemble des tâches à faire et connaître les engagements et les disponibilités de vos collaborateurs. Une fois le calendrier en ligne adopté, certaines adjointes ne peuvent plus s’en passer. N’hésitez surtout pas à user de la fonction rappel afin d’être certaine de ne rien oublier.

Limiter les distractions

Comme vous le savez, nos journées sont remplies de distractions et de sollicitations. Néanmoins, il est important de ne pas en rajouter davantage et de penser à limiter ces moments de distraction. Par exemple : les notifications sur le téléphone intelligent, les notifications de la boîte de courriels, un bureau en désordre, etc. Une bonne organisation au travail passe par la création d’un environnement calme afin de pouvoir concentrer toute son attention sur la tâche à effectuer. De façon générale, le fait d’avoir un espace de bureau rangé et à son image (plante, objets, photos, etc.) permet de s’y sentir mieux et de gagner en efficacité.

La méthode Pomodoro

Cette méthode permet de concentrer toute son attention sur une tâche pour une période de temps précise. La technique permet une organisation efficace au travail. Dans un premier temps, la méthode Pomodoro consiste à diviser le temps passé sur chaque tâche en cycles de 25 minutes. Ensuite, il s’agit de s’accorder une première pause de 5 minutes, puis après le second cycle de 25 minutes, une pause de 15 minutes, et pareil au bout du 3e cycle. Cela vous permettra en prime d’évaluer le temps que vous passez sur une tâche. Par ailleurs, cette méthode a prouvé son efficacité, car elle prend en considération le temps de concentration continue de l’être humain, qui est relativement court (20 à 30 minutes). Cliquez ici pour en savoir plus.

Se réorganiser au fil de la journée

Notre niveau de concentration tend à diminuer au fil de la journée. Il est donc important de prioriser ses tâches. Par exemple, effectuez les tâches qui vous demandent plus de concentration en avant-midi et laissez les choses plus faciles pour l’après-midi. Dans la mesure du possible, placez vos rendez-vous l’après-midi. Grâce à ces petites astuces, votre organisation au travail se retrouvera ainsi facilitée.