ENTREVUE AVEC VANESSA MONGEAU, PRÉSIDENTE: L’UNIVERS PROFESSIONNEL DES ADJOINTES
Désirant davantage décrire la réalité qu’elle vit au quotidien dans le cadre de son travail, Vanessa Mongeau, présidente et fondatrice de L’indispensable, aborde avec simplicité les différences qui existent entre les types d’adjointes. Elle explique à sa façon le rôle d’une entreprise telle que la sienne dans l’univers professionnel du recrutement et des adjointes.
Peux-tu identifier les différents types d’adjointes qui existent et indiquer ce qui les distingue à tes yeux?
D’abord, nous avons la gestionnaire de bureau, ou coordonnatrice de bureau ou coordonnatrice administrative (office manager en anglais), qui participe à plein de projets en plus des tâches plus traditionnelles comme répondre au téléphone et accueillir les gens. Évidemment, les rôles changent selon les besoins de l’entreprise, mais elle peut organiser un déménagement, implanter des nouveaux systèmes, mettre à jour les sites Web. Elle s’assure que tout le monde a le matériel nécessaire, les ordinateurs, les fournitures de bureau. Elle est LA personne-ressource dans le bureau.
Ensuite, on a l’adjointe administrative. Certaines voient parfois ce poste comme une porte d’entrée pour éventuellement devenir adjointe de direction, mais pour moi ce n’est pas la même chose. Certaines employées n’aiment pas le rôle d’adjointe de direction et vont préférer leurs tâches comme adjointe administrative. Elle assure l’administration et est adjointe d’une équipe ou d’un département. Elle aide principalement au niveau de la documentation et de la mise en page, et va parfois coordonner certaines rencontres, même si cette tâche relève davantage de l’adjointe de direction.
Troisièmement, il y a l’adjointe de direction. Elle a un rôle de proximité avec le gestionnaire, on dit souvent qu’elle est son bras droit ou son prolongement. Elle est les yeux et les oreilles de son gestionnaire. Ses tâches sont généralement plus logistiques que cléricales: elle fait la gestion de l’agenda, des déplacements, des voyages et des réunions. Dans certaines organisations et certains domaines, elle peut avoir le dernier regard sur une présentation et peut être appelée, par exemple, à donner son avis sur l’implantation de nouveaux systèmes : est-ce que les systèmes sont bons, est-ce les gens du département vont les utiliser?
Par la suite, je pourrais nommer l’adjointe juridique qui travaille principalement pour des avocats ou des parajuristes, en cabinet d’avocats. 25 à 50% de son temps est consacré à des tâches d’adjointe de direction : elle gère donc la tenue des réunions et l’agenda des avocats. Par contre, le reste de sa tâche est beaucoup plus clérical et elle fait de la mise en page et de la révision légale. Beaucoup de femmes qui occupent ce genre d’emploi ont étudié en techniques juridiques, donc peuvent s’impliquer beaucoup. Plus elles évoluent dans le milieu, plus les avocats vont les appeler à participer à la recherche. Parfois, l’adjointe fait même une bonne partie du travail légal : l’avocat révise, mais c’est elle qui monte le document. Ce qu’il est important de dire c’est qu’il y a une centaine de sortes d’adjointes juridiques parce que leurs tâches dépendent du type de droit. La catégorie la plus distincte est sûrement l’adjointe juridique spécialisée en litige, qui doit vraiment avoir eu de la préparation pour pouvoir occuper son poste. En fait, il faut que tu en aies fait avant ou que quelqu’un veuille te l’apprendre.
Il y a aussi évidemment l’assistante personnelle : Il n’y a pas beaucoup d’assistantes personnelles au Québec, parce que c’est assez rare qu’un individu ait la capacité de payer une adjointe pour gérer sa vie personnelle. Au Québec, c’est généralement auprès de personnalités connues qu’on en retrouve. L’assistante personnelle travaille pratiquement 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Elle peut tout faire quand on parle de la vie personnelle de quelqu’un : elle s’assure qu’il y a du lait dans le réfrigérateur, que la femme de ménage est passée avant que son patron arrive chez lui, elle passe chercher les vêtements chez le nettoyeur, elle inscrit les enfants à l’école et paie leurs activités parascolaires, elle fait changer les pneus d’hiver sur la voiture. Elle est presque une gouvernante, mais elle n’est certainement pas une nounou. L’assistante personnelle peut être appelée à voyager avec son employeur et elle organise souvent les voyages personnels de son patron. C’est un rôle où la confidentialité est particulièrement importante parce que l’assistante sait absolument tout sur la personne pour qui elle travaille et a souvent accès à ses comptes bancaires et à ses transactions personnelles. Généralement, les gens qui emploient une assistante personnelle ont aussi une adjointe de direction du côté professionnel, alors les deux travaillent ensemble. Je vois généralement deux types d’assistante personnelle : la femme d’un certain âge qui a déjà eu des enfants et la jeune femme célibataire qui n’a pas encore d’attaches.
Finalement, il y a la directrice administrative (chief of staff en anglais) de qui les adjointes relèvent dans une grande organisation. Ce n’est pas toujours elle qui s’occupe de la formation des adjointes, mais presque 100% de sa tâche est en lien avec les ressources humaines et la gestion des adjointes.
Est-ce que L’indispensable se spécialise seulement dans le recrutement d’adjointes de direction?
Notre plus grosse spécialisation, c’est les adjointes de direction, assurément. Mais pour les clients qu’on a déjà, on va aussi pouvoir chercher d’autres types d’adjointes, selon nos limites. Pour l’instant, on s’occupe rarement du recrutement pour des postes juniors, parce qu’on est une petite équipe. Toujours pour une question de temps, on essaie aussi de se concentrer sur les postes concentrés dans des domaines similaires. On ne fait pas le recrutement d’adjointe purement juridique ici non plus, parce que ça nécessiterait une employée à temps plein seulement sur ce genre de mandats. Par contre, il y a de plus en plus d’adjointes de direction en cabinet d’avocats, qui font de la révision de documents sans s’attarder au contenu légal, et ça on peut s’en occuper. Ce sont des choix qu’on a dû faire et depuis le départ, ce qui m’attirait c’était les adjointes de direction. Maintenant l’équipe grandit et il n’est pas vain de considérer la possibilité de faire le recrutement de tous les types d’adjointes éventuellement.
Est-ce qu’il vous arrive de réorienter vos clients vers un autre type d’adjointe que ce pour quoi ils vous mandatent?
Souvent. Les gens arrivent avec un titre précis en tête, mais ne savent pas trop comment appeler le poste, parce qu’ils ne sont pas des experts dans le domaine. La description de ce qu’ils recherchent est souvent très bonne et très claire. Pour moi, ça ne change rien : le titre n’est pas grave et je ne pense pas qu’il faut se reconnaître et se définir dans la vie par rapport à ton titre, mais plutôt par rapport à la description de son poste. Ça va arriver qu’on les réoriente naturellement. En fait, les clients sont toujours ouverts parce qu’on est spécialisées et qu’ils nous font confiance.
Par contre, on ne vend pas un titre en recrutement s’il est mensonger. Par exemple, si le poste n’offre ni le salaire, ni les responsabilités qui vont avec un poste d’adjointe de direction, on ne l’appellera pas comme ça. On va simplement modifier le titre du poste en fonction des tâches et de ce que recherche le client.
Que crois-tu du stéréotype encore persistant où l’on voit les adjointes comme des secrétaires ?
On l’entend, c’est sûr qu’on l’entend. On l’entend chez les jeunes, mais on ne l’entend pas chez les adjointes plus seniors qui ont été secrétaires et qui ont changé leurs titres de postes passés dans leur curriculum vitae. D’une certaine façon, ça ne change rien : le titre de secrétaire, on l’a modifié parce qu’on n’aimait pas l’image que les gens associaient au nom, mais ça ne change rien aux responsabilités qu’elles avaient. Une secrétaire, même dans les années 90 et au début des années 2000, ce n’était pas une femme qui se limait les ongles. Le cliché est là, mais quand on fait des événements auprès des adjointes de direction, plusieurs vont nous dire que ça ne les dérangeait pas du tout. Quand tu rencontres des femmes plus jeunes, qui se demandent si elles veulent se diriger vers un rôle d’adjointe, souvent elles se questionnent à savoir si elles sont certaines que c’est vraiment ce qu’elles veulent faire. Elles disent : « Je ne sais pas si je veux être secrétaire, ma mère était secrétaire, je n’ai pas le goût d’être ça ». À ce moment-là, je leur demande si la description de tâches les intéresse, parce qu’encore une fois, c’est seulement un titre. Je dirais donc que, oui on l’entend, mais aujourd’hui l’adjointe est la secrétaire d’hier. Est-ce que l’adjointe telle qu’on la connaît aujourd’hui est la coordonnatrice de demain? Peut-être!